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Conservación de Documentos Contables: Aspectos Esenciales para Contadores

En el ejercicio contable, la conservación de documentos es una práctica crucial para garantizar el respaldo y la transparencia de los registros financieros. Según el Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), las organizaciones tienen la flexibilidad de optar por el método más adecuado para almacenar sus documentos contables, ya sea en formato físico o digital, siempre que se asegure la reproducción exacta de los mismos.

De acuerdo con el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, los libros y papeles del comerciante deben conservarse por un período de diez años. Este plazo también aplica a personas no comerciantes que están obligadas legalmente a preservar esta información. La normativa permite el uso de medios físicos, técnicos, magnéticos o electrónicos, adaptándose a las necesidades tecnológicas y operativas de cada entidad.

Consulta el siguiente Documento: CONSERVACION DOCUMENTOS Concepto-No.-0419-de-2024-CTCP

De acuerdo con el artículo 7 del Anexo 6 del Decreto Único Reglamentario – DUR 2420 de 2015, todos los comprobantes de contabilidad deben estar respaldados por los documentos que sustenten los hechos económicos registrados. En este contexto, los comprobantes de egreso, al ser un tipo de comprobante contable, deben contar con soportes que evidencien y respalden el hecho económico correspondiente, garantizando así su adecuada incorporación en la contabilidad.

Consulta el siguiente documento:ConCTCP00427_2024

La consulta plantea cómo registrar contablemente el excedente recibido por una incapacidad de la ARL cuando supera el valor registrado inicialmente en la cuenta por cobrar. Según el Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), la ARL debe pagar las prestaciones económicas derivadas de incapacidades laborales, incluyendo el reembolso de aportes a seguridad social (salud y pensión) asumidos inicialmente por el empleador. Este reintegro debe reconocerse contablemente como un menor o mayor valor del gasto si el pago al trabajador fue registrado como gasto, o como un menor o mayor valor de la cuenta por cobrar si se registró de esta manera. En ningún caso debe ser tratado como ingreso de la entidad. Además, si la EPS realiza un pago excedente por error, este debe registrarse como un pasivo a favor de la EPS. La incapacidad debe estar correctamente reportada en la planilla de seguridad social, reflejando la misma información registrada en la cuenta por cobrar. Este tratamiento contable se basa en el Decreto 1295 de 1994 y las normas legales vigentes, como la Ley 43 de 1990 y la Ley 1314 de 2009.

Consulta el siguiente documento: RECONOCIMIENTO CONTABLE DE LAS INCAPACIDADES Concepto-No.-0424-de-2024-CTCP (1)